Come cambiare sede legale
Modello lettera per fornitori clienti e procedura corretta
30 Giugno 2026 @ 11:20 - Domiciliazione
Trasferire la sede legale di una società è un’operazione più semplice di quanto sembri, ma con alcuni passaggi da seguire con attenzione, sia verso gli enti pubblici sia verso chi lavora con l’azienda ogni giorno. In questa guida vediamo come funziona la procedura, quali documenti servono e come comunicare il cambio a fornitori, clienti e banca, con un esempio di lettera pronto da adattare.
Cosa significa cambiare la sede legale
Cambiare la sede legale significa modificare l’indirizzo ufficiale della società, quello iscritto al Registro delle Imprese. È un’operazione che si verifica spesso quando un’azienda cresce e ha bisogno di un indirizzo diverso, quando si trasferisce in un’altra città, o quando si decide di affidarsi a una domiciliazione presso un Business Center per ragioni di immagine, costi o organizzazione.
Il trasferimento riguarda solo l’indirizzo: partita IVA, codice fiscale e PEC restano invariati. Cambia invece tutto ciò che riporta l’indirizzo della sede, dalla visura camerale alle fatture.
La procedura cambia in base al comune
Il primo elemento da verificare è se il nuovo indirizzo si trova nello stesso comune indicato nell’atto costitutivo o in un comune diverso, perché la procedura cambia sensibilmente.
Trasferimento nello stesso comune
Se l’atto costitutivo riporta solo il comune (e non l’indirizzo completo), nelle società di capitali il cambio di indirizzo viene di norma deciso dall’organo amministrativo, senza modificare l’atto e senza notaio. La decisione viene poi comunicata al Registro delle Imprese con una Comunicazione Unica (Com.unica), generalmente a cura del commercialista, di norma entro 30 giorni.
Trasferimento in un altro comune o atto con l’indirizzo completo
Se la nuova sede si trova in un comune diverso, oppure se l’atto costitutivo riporta l’indirizzo completo della vecchia sede, serve invece un passaggio notarile per modificare formalmente l’atto: nelle società di capitali è in genere necessaria una delibera dell’assemblea straordinaria verbalizzata dal notaio. Questo comporta tempi più lunghi e un costo aggiuntivo legato all’intervento del notaio.
Trasferimento in un’altra provincia
Se il nuovo comune è in un’altra provincia, cambia anche la Camera di Commercio competente: l’impresa viene iscritta nel Registro delle Imprese della nuova provincia e riceve un nuovo numero REA, da aggiornare su documenti, sito e carta intestata.
In tutti i casi, una volta perfezionata la pratica, sarà la Camera di Commercio ad aggiornare l’indirizzo nel Registro delle Imprese, che resta il riferimento ufficiale per chiunque consulti la visura camerale della società.
La procedura in base al tipo di impresa
Oltre al comune, conta la forma giuridica. Ecco una sintesi dei casi più comuni:
| Stesso comune | Comune diverso | |
|---|---|---|
| Ditta individuale | Comunicazione Unica, senza notaio | Comunicazione Unica, senza notaio |
| Società di persone (snc, sas) | Di norma modifica dei patti sociali, che riportano la sede: verifica con il commercialista | Modifica dei patti sociali con atto notarile |
| Società di capitali (srl, spa) | Decisione dell’organo amministrativo e Comunicazione Unica, se l’atto indica solo il comune | Delibera assembleare con il notaio e Comunicazione Unica |
La tabella è una sintesi orientativa: statuti e patti sociali possono prevedere regole particolari, quindi verifica sempre il tuo caso con il commercialista o il notaio.
Quanto costa cambiare la sede legale
Per un trasferimento nello stesso comune gestito con la sola Comunicazione Unica, i costi sono in genere contenuti: diritti di segreteria della Camera di Commercio e imposta di bollo, più l’eventuale compenso del commercialista che presenta la pratica. Quando serve il notaio, al costo della pratica si aggiunge la sua parcella, che varia in base al professionista e alla complessità dell’atto: conviene chiedere un preventivo prima di procedere.
A questi si aggiunge il costo del nuovo indirizzo. Con una domiciliazione in Business Center si paga un canone per il servizio, senza le spese di affitto e di gestione di un ufficio: a Roma le soluzioni di domiciliazione della sede legale partono da meno di 2 euro al giorno.
Chi va avvisato del cambio
L’aggiornamento del Registro delle Imprese non avvisa automaticamente tutti i soggetti con cui l’azienda è in contatto. Vale la pena fare un piccolo controllo di chi va informato direttamente:
- Agenzia delle Entrate: l’indirizzo ai fini fiscali viene normalmente aggiornato in automatico a seguito della Comunicazione Unica, ma è bene verificarlo con il proprio commercialista, soprattutto per quanto riguarda la fatturazione elettronica.
- INPS e INAIL: in genere ricevono la variazione tramite la stessa Comunicazione Unica; anche qui conviene una verifica.
- Banca: gli istituti di credito richiedono in genere una comunicazione formale per aggiornare l’anagrafica del conto corrente aziendale.
- Fornitori e clienti abituali: non è un obbligo di legge, ma una buona prassi commerciale, utile a evitare che fatture, contratti o comunicazioni continuino a essere indirizzati alla vecchia sede.
- Compagnie assicurative e altri enti con cui l’azienda ha rapporti contrattuali continuativi.
Ricordati infine di aggiornare tutto ciò che riporta l’indirizzo: dati di fatturazione nel gestionale, sito web, scheda Google Business, firme email, carta intestata e targhe.
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Un modello di lettera per comunicare il cambio ai fornitori
Ecco un esempio di comunicazione che puoi adattare liberamente per informare fornitori e partner commerciali del trasferimento. È pensata come una cortesia commerciale, utile a mantenere aggiornata l’anagrafica e a evitare disguidi nella corrispondenza, non come un modello validato da un legale: per le comunicazioni che hanno valore contrattuale o fiscale, fai sempre riferimento al tuo commercialista.
Oggetto: Comunicazione variazione sede legale
Gentile [Nome fornitore / Spett.le Azienda],
con la presente desideriamo informarLa che, a partire dal [data], la sede legale della nostra società [Ragione Sociale] sarà trasferita al seguente indirizzo:
[Nuovo indirizzo completo]
Restano invariati tutti gli altri dati societari, inclusi Partita IVA, Codice Fiscale e recapiti telefonici. La invitiamo cortesemente ad aggiornare la nostra anagrafica nei Suoi sistemi e a indirizzare la futura corrispondenza, inclusa la fatturazione, al nuovo indirizzo a partire dalla data sopra indicata.
Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento.
Cordiali saluti, [Nome e ruolo del referente] [Ragione Sociale] – [Contatti]
Inviala su carta intestata già aggiornata con il nuovo indirizzo e, per i clienti e fornitori principali, anche via PEC: così resta traccia della comunicazione.
Quanto tempo serve
Nella maggior parte dei casi, quando il trasferimento avviene nello stesso comune tramite Comunicazione Unica, la pratica si chiude in pochi giorni lavorativi. Quando è necessario il passaggio notarile, i tempi si allungano in base alla disponibilità del notaio e alla complessità dell’atto da modificare. Ricorda che la variazione va comunicata al Registro delle Imprese di norma entro 30 giorni.
Il nuovo indirizzo, invece, può essere pronto molto prima: se ti affidi a un Business Center puoi attivarlo anche in poche ore, e poi è la pratica presso la Camera di Commercio a seguire i propri tempi tecnici.
Prima di scegliere il nuovo indirizzo
Il trasferimento è anche l’occasione per scegliere una sede che lavori a favore della tua azienda. Questi approfondimenti possono aiutarti:
- La sede legale di una nuova società: chi firma il contratto quando la società è ancora da costituire.
- Come funziona la domiciliazione: il meccanismo spiegato passo per passo.
- Il contratto di domiciliazione: cosa contiene e cosa verificare prima di firmare.
- Dove non eleggere la sede legale a Roma: gli errori che costano caro.
- Sede legale reale o fittizia: come evitare contestazioni per abuso del diritto.
In sintesi
Cambiare la sede legale richiede attenzione su due fronti: la procedura formale verso la Camera di Commercio, che varia in base al comune, alla provincia e al tipo di impresa, e la comunicazione pratica verso banca, fornitori e clienti, che non è obbligatoria ma evita disguidi nella gestione quotidiana dell’attività. Se stai valutando di trasferire la sede legale a Roma, contattaci: ti seguiamo in ogni passaggio, dalla scelta dell’indirizzo più adatto fino al perfezionamento della pratica.
FAQ
Domande e risposte frequenti sul cambio di sede legale
Domiciliazioneroma.com
Dipende dal tipo di impresa e da cosa riporta l’atto costitutivo. Nelle società di capitali, se la nuova sede è nello stesso comune e l’atto indica solo il comune, di norma basta una decisione dell’organo amministrativo depositata al Registro delle Imprese. Se cambia il comune, o se l’atto riporta l’indirizzo completo, serve una modifica dell’atto con il notaio. Per la ditta individuale il notaio non serve.
Per una variazione nello stesso comune i costi sono in genere contenuti: diritti di segreteria camerali e imposta di bollo, più l’eventuale compenso del commercialista. Se serve il notaio, al costo della pratica si aggiunge la sua parcella, che dipende dal professionista e dalla complessità dell’atto.
La variazione va comunicata al Registro delle Imprese di norma entro 30 giorni dalla decisione o dall’atto che la dispone. Il tuo commercialista può confermarti la scadenza applicabile al tuo caso.
No. Il trasferimento della sede legale non modifica la partita IVA né il codice fiscale della società: cambia solo l’indirizzo associato.
Solo se la sede si sposta in un’altra provincia: in quel caso l’impresa viene iscritta nel Registro delle Imprese della nuova Camera di Commercio e riceve un nuovo numero REA. All’interno della stessa provincia il numero resta invariato.
Sì. La domiciliazione della sede legale presso un Business Center è una pratica legittima: basta sottoscrivere un contratto di domiciliazione e indicare il nuovo indirizzo nella pratica di trasferimento.
Questo articolo ha finalità informative e non costituisce consulenza legale o fiscale. Per la valutazione del caso specifico è consigliabile rivolgersi al proprio commercialista o a un notaio.